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Comment utiliser le portail Famille

CRÉATION D’UN COMPTE FAMILLE

Renseignez le formulaire avec votre code abonné envoyé par la Mairie. Si vous n’avez pas reçu de code abonné vous pouvez contacter la Mairie. Le code abonné est associé avec votre famille. Il est nécessaire pour accéder à vos services

Vous allez recevoir un email de confirmation dans votre messagerie, cliquez sur le lien d’activation.

Vous pouvez, à présent, accéder au Portail Citoyen avec vos identifiant et mot de passe.

GÉRER VOTRE DOSSIER FAMILLE

Pour consulter l’ensemble des données de votre famille, cliquez sur le menu de gauche Espace Famille puis sur le bloc Dossier Famille:

Dans cet espace, vous avez la possibilité de consulter et modifier l’ensemble des données liées aux membres de votre famille (responsables et enfants).

Merci de vérifier / modifier / compléter l’ensemble des informations pour chacune des personnes de votre famille.

En jaune les responsables de la famille sont affiché vous pouvez cliquer dessus pour consulter les informations. Merci de prendre soin à compléter / corriger les informations suivantes sur pour chacune des personnes responsable (en jaune) :

  • Information de base
    • email
    • numéros de téléphone
  • Adresse : vérifiez votre adresse
  • Informations bancaires : A partir de cette année le règlement des factures de la cantine et de la garderie aura lieu par virement automatique mensuellement. Ainsi, merci merci de bien saisir vos coordonnées bancaires.

Une fois les modifications apportées, un email vous sera envoyé, toute modification est soumise à une validation par la collectivité. Les modifications qui n’ont pas encore été traitées par la collectivité sont affichées en jaune.

L’écran des enfants (gris) permet de consulter et de modifier les informations générales, les autorisations, les données sanitaires et les contacts des adultes habilités à le prendre en charge. Vous pouvez également ajouter une photo. Pensez à bien saisir l’ensemble des coordonnées des vaccins et des contacts (personnes à prévenir en cas d’urgence ou pouvant récupérer l’enfant)

GÉRER LES ACTIVITÉS DE VOS ENFANTS

Les activités de vos enfants sont récapitulées sous la forme d’un planning. De cette façon, vous pouvez consulter l’agenda de votre ou de vos enfant(s) au mois ou à la semaine (7 jours et 5 jours).

Un code couleur permet de différencier vos enfants.

Les boutons « switch » permettent d’afficher au choix un ou plusieurs de vos enfants, une ou plusieurs activités auxquelles ils sont inscrits.
Le nom de l’activité concernée est indiqué sur le planning et son état est affiché en dessous.
Chaque état d’une activité est représenté selon une légende :

Votre enfant est inscrit à cette activité sur la période concernée mais la réservation n’est pas effective.

Vous avez réalisé une demande de réservation pour que votre enfant
participe à cette activité.

Vous avez réalisé une demande d’absence pour que votre enfant ne
participe plus à cette activité

Votre enfant participe à l’activité et la collectivité a accepté votre
demande.

Selon les cas et les contraintes fixées par la collectivité, plusieurs réponses sont possibles et
seront précisées dans le planning.
Par exemple :

FAIRE UNE DEMANDE DE RÉSERVATION OU D’ABSENCE

Pour effectuer une demande de réservation ou d’absence vous avez deux possibilités :
– sur le planning directement
– via le formulaire (demande sur une période)

VIA LE PLANNING

Cliquez sur l’activité souhaitée et confirmez la demande.
– La demande de réservation ne peut s’effectuer que sur une journée où l’enfant est inscrit.
– La déclaration d’absence ne peut s’effectuer que sur une journée où l’enfant a réservé.

Ce mode de fonctionnement permet d’effectuer rapidement une demande de réservation ou d’absence pour un seul jour

VIA LE FORMULAIRE (CONSEILLÉ POUR LES RÉSERVATIONS SUR UNE PÉRIODE)

La demande de réservation s’effectue via le bouton Réservations à droite du planning : Remplissez le formulaire

Ce mode de fonctionnement permet d’effectuer une réservation ou demande d’absence sur
une longue période en précisant les journées concernées.

Les réservations pour les repas occasionnels (enfant n’étant pas au forfait) et pour la garderie (soir et matin) sont obligatoires et doivent être fait au plus tard le jeudi de la semaine précédente la réservation

VISUALISATION DE VOS DEMANDES

Les activités sont visibles également en mode liste. Vous pouvez choisir d’afficher l’un ou l’autre mode grâce au lien Planning/Liste situé au-dessus du planning.
L’affichage sous forme de liste permet de visualiser l’ensemble de vos demandes dans un tableau. Vous pouvez filtrer les demandes par enfant.

NOTIFICATIONS DE VOS DEMANDES DE RÉSERVATION ET D’ABSENCE DES ACTIVITÉS DE VOS ENFANT

Lors de la demande de réservation ou d’absence d’une activité, vous recevez un e-mail de confirmation de réception de votre demande.

Lorsque votre demande a été acceptée ou refusée, vous recevez un e-mail d’accusé de traitement.
Celui-ci est envoyé deux fois dans la journée, à 13h et à 18h. Celui de 13h rassemble toutes les réservations acceptées ou refusées entre 18h01 du jour n-1 et 13h du jour n. Quant au mail de 18h, il rassemble toutes les réservations acceptées ou refusées entre 13h01 et 18h du jour donné

À chaque évolution de votre demande, vous pouvez retrouver les informations apportées par votre collectivité au niveau du menu Mon espace citoyen/Mes demandes. Si une de vos demandes a été modifiée, vous en êtes informé grâce au message « 1 nouveau(x) message(s) » qui s’affiche sur la ligne de la demande concernée

GÉRER VOS PIÈCES JUSTIFICATIVES

Au niveau du menu Espace famille / Pièces justificatives vous pouvez ajouter, modifier ou visualiser les documents nécessaires et demandés par le service enfance.

Merci de bien joindre l’ensemble des pièces justificatives demandées

VOTRE ESPACE DE FACTURATION

Au niveau du menu Espace Facturation, vous retrouvez les factures émises par votre collectivité pour le paiement des activités de vos enfants, la liste des règlements que vous avez déjà effectués et la liste des opérations.

Le sous-menu Mes Opérations permet de retrouver toutes les opérations confondues notamment les règlements effectués pour les factures à payer ainsi que le montant des factures à régler.

Enfin, le sous-menu Mes règlements répertorie pour chaque règlement, le type de règlement (par chèque, en ligne…) effectué, le numéro d’opération qui lui est attribué, la date du règlement ainsi que le montant. Ces règlements sont ceux qui sont également visibles dans le sous-menu Mes opérations.